コピー機（複合機）の選び方の基本は、「使用枚数」と「必要な機能」の組み合わせです。私達がお客様にご提案をするときも、この２つを第一に考えています。
「どれくらいの使用枚数か」をもとに決めるのが、コピー機の印刷スピードです。
ほとんどの場合、各シリーズごとにスピードの異なるものが、3〜5種類程度発売されています。同じシリーズであれば、機能はほぼ同様なので、その中で適したスピードのものを選ぶことになります。
もう一つ重要なのが、「価格」ですよね。 価格も、「初期費用」と「ランニングコスト」の２種類で考えないといけません。リース、買取、レンタル、新品、中古…。いろいろパターンはありますが、それぞれメリットもデメリットもあります。 以下、それぞれの項目について、考え方を詳しく解説していきます！
コピー機選びの一番のポイントが、「１ヶ月あたりの使用枚数」です。この使用枚数でコピー機の「複写速度」を選びます。複写速度の速い機種ほど、基本的な機械の耐久力も高くなります。また、当然ですが機械の価格も高くなります。
使用枚数が多いところほど、複写速度が速い機種が適しています。
現行の機種ですと一番遅いもので、「25枚/分」程度のスピードですが、これくらいのスピードであれば、「１ヶ月5000枚」くらいのボリュームが上限の目安になります。
「1ヶ月5000枚」を超えるようであれば、「30枚/分」以上のスピードをおすすめします。
使用枚数に対して、遅いスピードの機種を使っていますと、業務効率の問題と、耐久性不足によるトラブルが多くなってしまいます。
ですが、たとえば同じ「1ヶ月3000枚」でも、毎日100枚ずつ使うのと、半月に1回1500枚使うのでは、最適なスピードも違ってきます。
あるいは、FAXで注文を受けるようなところでは、機械の処理スピードが売り上げに影響を与えるので、余裕のあるスピードのものが適しています。
ご使用環境や業種によっても、最適な機種が変わってきますので、私たちがヒアリングを行ったうえで、お客様に適した機械をご提案いたします。
複合機は、文字通り複数の機能を合わせ持つ機械です。今の機械は、できることも多くなっていますので多くの機能は共通して使えます。ここでは、代表的な機能を紹介していきます。
普通のコピーは当然ですが、便利な機能のコピーもあります。
一般的には、LANケーブルで接続して印刷します。今はほとんどの機種がLANケーブルで接続が可能（ネットワーク対応、と言います）です。このメリットは、複数のパソコンからでも印刷がかけられるということです。
こちらもコピー同様、基本の印刷以外に多数の便利な機能があります。（機種によって対応できるもの、できないものがあります）
Faxも、コピーやプリンタと同様に基本の送受信以外にも特殊な機能が揃っています。ご使用環境や目的に合わせて、使い分け頂ければと思います。
複合機（コピー機）の一般的な導入方法は、「リース」「買い取り」の２つがあります。
いずれもメリット・デメリットがあります。
| 買い取り | リース | |
|---|---|---|
| 新品 | 初期費用：大 | 初期費用：なし 毎月支払い |
最も基本的な導入方式です。リースと違い、買い取っていますので当然ながら所有権はお客様自身にあります。
デメリットは、一度に大きな支払いになってしまうことと、原則としては購入費用は減価償却されますので、全額が経費とはならない点です。
リース会社による審査が必要にはなりますが、初期費用が最も安くなる導入方法です。
デメリットは、支払総額は買取の場合よりも1〜2割程度高くなることと、使い続ける限り支払いが続くということです。
ただし、その費用は全額経費として消化できるというメリットもあります。
買い取りか、リースにするかは、税理士や会計士にご相談頂く場合が多いです。