お買い求めいただいた商品の賞味期限や品質、購入したのに実は在庫が無かったなどという大変ご迷惑をお掛けしたことが何度もございました。ご迷惑をお掛けしてしまったお客様には改めてお詫び申し上げます。
その多くの原因は在庫の管理が出来ていなかったことでした。
2006年に当店独自の在庫管理システムを開発しましたが不十分な点がいくつも有りました。
2009年から主要取引先との業務が拡大し、要求された品質管理体制に対応するため、既存の在庫管理システムの大幅なバージョンアップを行い、現在は「販売管理システム」と連動した「在庫・製造・業務管理システム」として運用しております。
新システムでは、全ての仕入れ品や製造品のロット管理を行い、例えば○○様がお買い求めのフレーバー紅茶が、
「いつ何処で袋詰め・着香され」
「香料や資材の購入履歴」
「原料紅茶の仕入れや輸入日・産地からの発送日・輸出者・製造者」
そして重大な支障が発生した場合は「紅茶の製造日・製造責任者・茶摘みの日・農園・肥料や農薬の記録」などのトレースが可能となりました。(各仕入先からの一定の情報や管理体制については把握しておりますが、通常の場合はそれぞれの取引先の機密事項などもあり全ての情報は要求しません。)
当店では現在たとえ1個の製品を作る場合も自動的に作成が可能な「製造指示書」を発行し、作られた製品は「製造指示書 No.」による固有のロット番号が与えられて、賞味期限や原材料の履歴も追うことが出来、そして原料・包装資材・ラベルなど他関連する原料資材の在庫が正確に出庫されます。 以前は、たった1個の製品の製造で全ての関連資材の在庫を正確に出庫するということ自体が無駄と考えていましたが、後からの記憶に頼る記入や登録ミスが多くの問題の原因となっていたことを改めて認識しました。
システム管理によって在庫と販売実績との比較も容易になり、その結果として余分な数量は作らずに済み、「賞味期限が半分以下の商品の出荷はしない」という約束をさせていただくことが出来ました |