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基礎知識

よくある質問:ビジネスマナー全般

電話応対のマナー

電話のかけ方

あなたが電話をかける時、電話を受ける相手は、あなたからの電話を待っているわけではありません。

電話はメールとは異なり直線的に相手とコミュニケーションがとれる便利なツールですが、
逆に言えば相手の時間を拘束することにもなります。
例えば相手が忙しい場合や、トラブル処理をしている時など、相手の状況が分からないままに電話をかけますので、
どんな時でも悪い印象を与えないように、失礼のないビジネスマナーをしっかりと身につけておくことが大切です。

最初に

最初に、しっかりと自分の会社名、氏名を名乗りましょう。
「○○会社の鈴木と申します。いつもお世話になっています。」

「いつもお世話になっております」というのは、御礼の気持ちを示す挨拶の常套句です。

次に

次に、取り次いで欲しい相手の名前を伝えます。
「営業部の○○部長はいらっしゃいますでしょうか?」

基本的な流れはこのような感じです。
あと、お話したいご本人が最初から電話口に出られる事もあるでしょう。
その際には、
「営業部○○部長でいらっしゃいますか」
と確認し、
「いつもお世話になっております」
と感謝の気持ちを伝えます。

最後に

最後に、最近では直接携帯に電話をすることも多いでしょう。
当然ながら相手方はどのような状況か分かりませんね。
なので、
「今、よろしいですか?」
と一言確認をしましょう。

小さな心配りが大切です。

電話の切り方

最近は、携帯電話やコードレスフォンが多くなってますので、
置き型の電話機を使う機会が以前より減っているかもしれませんね。

さて今回は、電話の切り方。
携帯で「off」のボタンを力強く押しても『ガチャ』切りは出来ませんね。

置き型の電話機だと、意図してなくても大きな音をたててしまうかもしれません。
だからこそ、ちょっとだけ気をつけましょう。

一般的なルールとして

電話を切る時の一般的なルールとして、
「電話を掛けたほうが先に切る」
というのがあります。

自分から切る時は、受話器を置かずに先に指でフックを押した方が良いかもしれませんね。
そうすれば、静かに切る事ができます。

かなり丁寧な方法として

あとは、かなり丁寧な方法として、
 「相手が切るまで待つ」
という方法があります。

「失礼します」と言って電話を切る際に、自分は受話器を置かず、
相手が受話器を置いて電話が切れるまで待ちます。
まぁ、普段はそこまで丁寧にすることはあまり無いとは思いますが。

最後まで心遣いを忘れずに。

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