作業効率のアップや仕事の創造性の向上のススメ

8月号 失敗しない! 自分でできるオフィスづくり − 第10回 搬入 今回のポイント:ダミーテキストダミーテキスト

オフィスレイアウトも、準備から納品までには長くかかります。
ここでもう一度、全体の大雑把なスケジュールを確認しておきましょう。

準備から納品までのスケジュール
2ヶ月前:計画開始 1ヶ月半前:各業者打合せ 1ヶ月前:備品決定 2週間前:工事の挨拶(※必要な場合)、大物の片付け 前日:デスク周りの片付け

各業者の打合せは、どの程度の内容になるかもよりますが、電気、電話、ネットワーク、システムなどの各種環境系の業者のほか、ビルの管理会社や、既存品を廃棄する場合は廃棄業者にも連絡をする必要があります。
また、社内でも各部署への調整もしなければなりません。事前の準備はやってやり過ぎることはないと思いますので、入念にチェックをしておくことをおすすめします。

ただし、どれだけ準備を進めていても当日になって予想外のアクシデントが起こることもあります。今回は、当日ありがちなトラブルを反省も込めてご紹介したいと思います。

搬入時のトラブル

1. 部屋に入らない!

寸法を測った時点では大丈夫だったはずなのに・・・、思ってもいなかったところで引っかかってしまって搬入できないというトラブル…。多いのが、階段や廊下の曲がり角で曲がることができなかったり、天井が思っていたより低くて背の高い書庫が置けなかったり・・・。
また、ドアのそばに物が置いてあり、ドアを開ききることができずに搬入できないということもあります。

 

あるいは、入るには入ったけど、「壁に擦り傷や家具に打ち傷が…」ということもあります。こういったことを防ぐために、「養生(ようじょう)」をすることがあります。搬入する物量や内容によって、養生の必要性は変わってきますが、どうしても傷を付けない場合はお金はかかりますけど養生をしておくことをおすすめします。

 

2. 組み立ての音!

スチール製の家具や、パーティション工事などを行うとインパクトドライバーや丸ノコを使うこともあるので、大きな音がします。この音が、一般の方が思っていたよりも大きいことが多く、業務に差し障りが出る場合があります。
もし、どうしても電話ができないくらい音がひどい場合は、工事の方に相談をして、電話をするための時間をとってもらって、その時だけ工具の使用をとめてもらってください。

 

また、オフィスビルのテナントとして入っている場合は、隣や上下のテナントにも、音がすることを事前に通知してあげることをおすすめします。ビルの管理会社にも一言伝えておくと、後々いらないトラブルを防げることがあります。

3. 商品に不良が!

やはり工業製品ですので、稀に初期不良が起こることもあります。あるいは、配送中や搬入中に落下させたりぶつけたりで、商品が傷つく場合もあります。
こういうものは、後日気がついても対応が難しいことがあります。そのため、納品後はめんどくさがらずに細かくチェックすることをおすすめします。特に、書庫やキャビネットなど扉の開閉があるものは、鍵の開け閉めも含めて確認をしておいて下さい。
(※通常は搬入業者がちゃんとチェックしています!)

次回予告「ダミーテキスト」

次回は、納品後の話です。今後の買い足しやレイアウト変更など、運用のための情報をまとめていきたいと思います!